Отдел ЗАГС г. Шахты сформировал за годы своей деятельности архивный фонд из 812 тысяч актовых записей за последние 100 лет. Все это оформлено в 3190 книгах.
В архиве хранятся прекрасно сохранившиеся метрические церковные книги Петропавловской, Александро-Невской, Макарьевской и Покровской церквей, действующих на территории города Александровск-Грушевский с 1913 по 1919 годы.
С 2010 года в отделе внедрена многоуровневая автоматизированная система МАИС «ЗАГС». В 2012 году была завершена работа, длившаяся 10 лет, по переводу записей актов гражданского состояния с бумажных носителей в цифровую форму. На сегодняшний день в городе Шахты оцифрованы записи с 1920 года.